گام‌های جدید فناوری در سازمان‌های قضایی

راه‌اندازی دفاتر بدون کاغذ یکی از اهدافی است که امروزه در بیشتر شرکت‌ها دنبال و به عنوان یک ایده‌آل برای مدیران محسوب می‌شود. در بیشتر اداراتی که سلسله‌ مراتب آنها به ‌صورت عمودی و از بالا به پایین است، اسناد و مدارک قانونی (نظیر خلاصه پرونده‌ها، استشهادنامه‌ها، فرم‌ها و نامه‌ها در دادگاه) به ‌صورت دستی بررسی می‌شود و مدیران این مراکز کمتر به اسناد و فایل‌های کامپیوتری اطمینان می‌کنند. بیشتر مراکز قضایی و قانونی از گذشته‌های دور در تلاش بودند با حذف کاغذ، سرعت بیشتری را به فرآیندهای درونی و سازمانی خود ببخشند. به‌ هر حال باید توجه داشت که حذف کاغذ و انجام برخی از فرآیندهای قضایی به ‌کمک کامپیوتر هرگز به ‌معنی کاهش هزینه‌های یک سازمان نخواهد بود. Ice Miller نام یک مرکز قضایی است که زیر نظر پلیس ایالت ایندیانا آمریکا فعالیت می‌کند و مدتی است که مدیران آن تصمیم گرفته‌اند با به‌ روزکردن دستگاه‌های کپی، گامی جدید در دنیای دیجیتالی بردارند. در اواسط سال 2005 شرکت Ice Miller قراردادی را با شرکت بزرگ و صاحب‌نام زیراکس (Xerox) منعقد کرد تا به‌ موجب آن بتواند از دستگاه‌های کپی چندرسانه‌ای جدید که قابلیت‌های مختلفی دارند، استفاده کند. تونی دلورا (Tony DeLoera) که مدیریت مرکز فناوری Ice Miller را برعهده دارد در آن زمان از سرعت و کیفیت دستگاه‌های زیراکس رضایت چندانی نداشت، به‌ همین خاطر از چند عرضه‌کننده خدمات اداری نظیر Ikon Office Solutions و CopyCo Office Solutions دعوت کرد تا با مراجعه به دفتر مرکزی این سازمان و بررسی سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای موجود، سیستم متناسب با 225 کارمند Ice Miller را عرضه کنند. استفاده آسان از این ابزارهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری مهم‌ترین اولویتی بود که Ice Miller دنبال می‌کرد. از این رو دلورا از شرکت‌های کوچک یاد شده خواست سیستم‌های خود را طوری در دفتر مرکزی Ice Miller راه‌اندازی کنند که همه مدیران و کارمندان بتوانند از آنها استفاده کنند و نتایج تجربیات خود با آنها را به مسؤولین انتقال دهند. Ice Miller برای مدیریت اسناد و مدارک قضایی و قانونی خود از اکتبر گذشته قراردادی را با Hummingbird امضا کرد و از آن زمان تا کنون از نرم‌افزار OpenText استفاده می‌کند. دلورا این روزها به دنبال یک بسته نرم‌افزاری می‌گردد تا بتواند آن را روی تمام ماشین‌های خود نصب کند و در این میان امیدوار است هرچه سریع‌تر یک شریک سخت‌افزاری مناسب نیز برای خود برگزیند. اگر این اتفاق به ‌درستی بیافتد، شکاف ایجاد شده بین سیستم‌های Hummingbird و ماشین‌های چندکاربردی Ice Miller را از بین ببرد و از این طریق تمام اسناد و مدارک این سازمان الکترونیکی و دیجیتالی شود. دلورا اعلام کرده که در نخستین بخش دستگاه‌ها و ماشین‌های ساده را خریداری خواهد کرد تا کارمندان و مدیران بخش‌های مختلف به مرور زمان بتوانند استفاده از آنها را بیاموزند. به‌ هر حال پس از مدتی بررسی Ice Miller در سپتامبر 2005 تصمیم گرفت چندین دستگاه که هر یک از آنها می‌توانستند در هر دقیقه 55 صفحه را به ‌صورت سیاه و سفید کپی کنند، از شرکت Ikon Office خریداری کند. با این وجود دلورا در آن زمان اعلام کرده بود که این دستگاه‌ها هنوز به‌ طور کامل نتوانسته‌اند نیازهای آنها را برطرف کنند و با نرم‌افزارهایی که این شرکت خریداری کرده هماهنگ شوند. دستگاه‌های خریداری شده از Ikon تفاوت‌های فراوانی با نرم‌افزارهای دو شرکت eCopy و Omtool داشت. این نرم‌افزارها طوری طراحی شده بودند که می‌توانستند با دستگاه‌های شرکت Canon خود را تطابق دهند. ترنت میلر (Trent Moss) نماینده پلیس ایندیانا در مرکز Ice Miller به دلورا پیشنهاد کرد که هر یک از این دستگاه‌ها به ‌طور جداگانه می‌توانند مزایا و کارایی‌های فراوانی را برای این مرکز داشته باشند و اگر سیستم آنها به ‌صورت دستی تغییر کند، می‌‌توان از همه آنها استفاده کرد. دلورا در آخرین مرحله مجبور بود یکی از این دو نرم‌افزار را که آسان‌تر می‌توانست مورد استفاده قرار گیرد، انتخاب کند. او برای استفاده از هر دوی این نرم‌افزارها یک دوره آموزشی برگزار کرد و در عین حال به این نکته واقف بود که تمام قضات فعال در این مرکز علاقه زیادی به استفاده از این ابزارهای جدید ندارند. این نرم‌افزارها تفاوت بین سیستم مدیریت دو شرکت eCopy و Omtool را نشان می‌داد. Omtool در نرم‌افزار قضایی خود که برای شرکت Ice Miller عرضه کرده بود، افراد را مجبور می‌کرد تمام فعالیت‌هایی که می‌خواهند با اسناد و مدارک خود انجام دهند را به نرم‌افزار اعلام کنند و در مقابل، در نرم‌افزار eCopy به‌طور مستقل از روش‌های موجود در نرم‌افزار استفاده کنند. از این رو نرم‌افزار شرکت eCopy برای قضات این مرکز انتخاب شد. دلورا در این‌باره گفته بود: «با این نرم‌افزار،‌ کارمندان ما می‌توانند تمام اسناد و مدارک خود را اسکن کرده و آن را از طریق پست الکترونیکی به سیستم مرکزی مدیریت سازمان انتقال دهند. این نرم‌افزار به ‌گونه‌ای طراحی شده است که می‌تواند اسناد و مدارک تهیه شده را به فرمت Word تغییر دهد و تغییرات لازم را روی آن ایجاد کند.» دلورا پس از انجام بررسی‌های فراوان بسته نرم‌افزاری eCopy ShareScan OP که قابلیت نصب روی تمام دستگاه‌های کپی این شرکت داشت و همچنین نرم‌افزار eCopy Desktop که روی کامپیوترهای این شرکت نصب می‌شد را در اکتبر 2005 خریداری کرد. به گفته ویکی مالیس (Vicki Malis) مدیر بازاریابی eCopy، این شرکت در طول فعالیت چندین ساله خود همواره سعی کرده است نرم‌افزارهایی را تولید کند که قابلیت هماهنگ‌شدن با شرایط محیط را داشته باشد و کاربران به‌ سادگی بتوانند از آنها استفاده کنند. این مسئله موجب شد تا برای اولین ‌بار، دستگاه‌های کپی یک مرکز قضایی بتوانند از نرم‌افزارهای روز استفاده کنند و قابلیت‌های خود را تا چندین برابر افزایش دهند. مالیس در این باره خاطر نشان می‌سازد: «کارمندان مرکزی که نرم‌افزار ما در آن نصب شده می‌توانند به هر یک از دستگاه‌های کپی که به شبکه نصب شده مراجعه کنند و بدون آنکه هرگونه آموزشی را در این زمینه دیده باشند، به سادگی با فشردن چند دکمه همه امکانات موجود را به ‌کار بندند. این نرم‌افزار امکان تصویربرداری، تبدیل آن به فرمت‌های دیجیتالی، و ارسال آن از طریق فکس یا پست الکترونیکی را برای افراد مهیا می‌سازد.» به عقیده مالیس،‌ انتقال اسناد و مدارک و ارسال آنها به‌کمک نرم‌افزار eCopy نسبت به دستگاه فاکس و کامپیوتر بسیار ایمن‌تر است و نتایج قابل‌قبول‌تری را به ‌دنبال خواهد داشت. eCopy نرم‌افزارهای خود را طوری طراحی کرده که قابلیت پذیرش حجم وسیعی از اسناد و مدارک مکتوب و دستی را دارد و به همین‌خاطر می‌تواند در دفاتر بیمه، مراکز خدمات درمانی و سازمان‌های ثبت اسناد و مدارک مورد استفاده قرار گیرد. این طور که دلورا در پی مطالعات و بررسی‌های خود دریافته است، هماهنگ کردن نرم‌افزار و سخت‌افزارهایی که از شرکت‌های مختلف خریداری شده همواره کار دشواری است. اما به هر حال در این بررسی موردی مشخص شد که این اگر این اتفاق به‌ درستی بیافتد، یک مرکز سنتی نظر سازمان قضایی Ice Miller می‌تواند گام‌های موفقی را در دنیای دیجیتالی بردارد و به شرکت‌های پیشرفته و امروزی بپیوندد. شرکت Ice Miller چند ماه پس از راه‌اندازی نسخه نرم‌افزار شرکت eCopy، تصمیم گرفت نگارش بتای نسخه 9.5 این نرم‌افزار را نیز مورد استفاده قرار دهد. اين نرم‌افزار که تفاوت‌های فراوانی نسبت به نسخه پیشین داشت قادر بود از فرمت PDF نیز پشتیبانی کند. در نسخه 8.5 تمام فایل‌ها به ‌طور خودکار با پسوند .CRY ذخیره می‌شد. اگر چه پسوند .CRY می‌توانست بخش اعظم مشکلات داخلی یک سازمان را از میان بردارد، یک بررسی داخلی نشان داد که این پسوند بیشتر کارمندان را با دردسرهای فراوانی مواجه می‌کند و در مقابل، فرمت PDF می‌تواند کارایی‌های بیشتری برای کاربران داشته باشد. دلورا همچنین می‌گوید: «ما در سیستم مدیریت اسناد خود میلیون‌ها سند و مدرک داریم. این اسناد به ‌طور مستمر مورد استفاده قرار می‌گیرند و استفاده از نرم‌افزارها جدید ما را یاری می‌کند تا بتوانیم از همه آنها استفاده بهینه کنیم.» از ژانویه 2006 دفتر مرکزی Ice Miller موفق شد بخش زیادی از مشکلاتی را که در کپی و ارسال اسناد خود با آنها مواجه بود مرتفع سازد. به گفته دلورا، از زمان نصب این نرم‌افزارها تعداد فاکس‌های ارسال شده در این سازمان قضایی 30 تا 40 درصد کاهش پیدا کرده است. در کنار این مسئله، تعداد صفحات چاپ شده به ‌وسیله چاپگرها نیز تا اندازه زیادی کم شد و در مقابل هزینه‌ تعمیر و نگهداری چاپگرها نیز تا اندازه زیادی کاهش پیدا کرد. بر اساس آنچه که در این بررسی موردی نمایان شده، اگر شرکت‌ها بتوانند هماهنگی لازم را بین سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای خود به ‌وجود آورند، در این صورت خواهند توانست کارایی و اثربخشی خود را تا چندین برابر افزایش دهند. این مسئله که می‌تواند در سازمان‌های غیرقضایی نیز اتفاق بیافتد، با کاهش هزینه‌های تحمیلی می‌تواند نتایج رضایت‌بخشی را به‌دنبال داشته باشد.