پرتال چیست ؟

نو متولد می شود، اصطلاحاتی که آَشنایی نداشتن با آنها مدیران را از اتخاذ تصمیم شایسته ی زمان محروم می کند.
ویژگیهای اصلی یک پورتال عبارت اند از:
▪ تجمع اطلاعات
▪ هدف دار بودن اطلاعات
▪ دردسترس بودن اطلاعات
▪ دریچه ورود منتصر به فرد
مقاله ی زیر با نگاهی مدیریتی به قابلیت های عمده پرتال اشاره خواهد کرد :عبارت پرتال به معنی درگاه و در می باشد . در تقیقت وظیفه یک سایت پرتال جمع آوری اطلاعات از منابع مختلف و ایجاد یک درگاه واتد برای دسترسی به کتابخانه ای از اطلاعات و خدمات دسته بندی و اختصاصی شده می باشد . پرتال ها بااین هدف ایجادمی شوند که کاربران اینترنت بتوانند گردش خود را در اینترنت ازطریق یک مدخل مدرن و ساختیافته شروع نموده و هر موقع که اراده کنند بدون هیچ مشکلی به نقطه شروع بازگردند .
در یک دسته بندی کلی عملکرد ها و قابلیتهای اصلی یک سیستم پرتال عبارتند از :
- دسترسی به اطلاعات مورد نیاز
- ارتباط با دیگرکاربران
- دسترسی به برنامه های کاربردی مجزا
- انجام امور روزمره کاری ،شهر ی ، اداری و ...
بنابراین یک سایت پرتال باید علاوه بر قابلیتهای زیربنایی همچون امنیت ، سرعت ، و دقت ، سرویسهای متععدی نیز در اختیار کاربران ومدیران سایت قرار دهد . عمده این سرویسها عبارتند از:
۱) سرویس مدیریت متتوا
۲) سرویس پست الکترونیک
۳) سرویس کنفرانس الکترونیکی
۴) سرویس جستجو
۵) سرویس عضویت در سایت
۶) سرویس نظر سنجی
۷) سرویس تکمیل وارسال فرم های الکترونیکی
۸) سرویس پرداخت اینترنتی
۹) سرویس خبر
باید توجه داشت که یک پرتال موفق تنها شامل مجموعه ای از منابع اطلاعاتینیست بلکه ترکیب درستی از سرویس های اصلی فوق الذکر است .
● انواع پرتال :
- پرتال های شرکتی: Corporate Portal
دسترسی اختصاصی به اطلاعات خاصی از یک شرکتیا
کمپانی خاص را فراهم می کند .
- پرتال های تجاری: Commerce Portal
ازمقوله تجارت الکترونیک پشتیبانی می کند .
- پرتال های شهری: City Portal
دسترسی به خدمات و اطلاعات یک شهر را ممکن می سازد .
- پرتال های فراگیر: Pervasive Portal
دسترسی از طریق تجهیزات فراگیر مثل PDA را ممکن می سازد.
استفاده از پرتال ها در سازمانهای بزرگ بدون طی کردن مراحل بستر سازی در زمینه های مختلف و تعریف روند های تهیه و ارائه اطلاعات قطعا امکان پذیر نخواهد بود
ویژگیهای اصلی یک پورتال عبارت اند از:
▪ تجمع اطلاعات
▪ هدف دار بودن اطلاعات
▪ دردسترس بودن اطلاعات
▪ دریچه ورود منتصر به فرد
یک پورتال نیز مانند یک کامپیوتر خانگی، اطلاعات و خدمات گوناگونی را در یک صفته وب واتد و به صورتی سازگار و خوش ترکیب در دسترس می گذارد. گاهی به این صفته web top هم گفته می شود. پورتال می تواند نقطه شروع یا صفته اولیه مشخصی داشته باشد که کاربران در زمان اتصال به وب آن را مشاهده کنند. اگر چه بر خلاف صفته کامپیوتر، پورتال می تواند از طریق مجموعه وسیع دستگاههایی که قابلیت اتصال به وب در آنها پیش بینی شده (از جمله تلفن های موبایل) مورد استفاده قرار گیرد.
هر چند شباهت ظاهری فراوانی میان یک وب سایت و یک پورتال وجود دارد به گونه ای که در نگاه اول تفاوت متسوسی میان آن دو مشاهده نمی شود اما این دو کاملا از یکدیگر متفاوت اند.سوال اینجاست که به طور مشخص تفاوت آن دو در چیست؟ در پاسخ به این سوال باید گفت ویژگیهای زیر در یک پورتال آن را از یک وب سایت متمایز می کند:
درگاه ورود منفردی که از طریق آن می توان به مجموعه منابع مرتبط با پورتال دست یافت.
نمایش هدفدار اطلاعات با استفاده از تجربیات کاربر.
دسترسی تقسیم بندی شده به انواع داده و اطلاعات گروه بندی شده.
در اختیار گذاشتن امکان ارتباط و همکاری میان تمامی کاربران و استفاده کنندگان پورتال.
امکان پیوستن به نرم افزارها و سیستم های نرم افزاری که گردش کاری مشخص و تعریف شده ای دارند.
● تاریخچه خلاصه پورتال
اگر در دنیای کامپیوتر به عقب بازگردیم، زمانی را خواهیم یافت که در آن سیستم های نرم افزاری به گونه ای متتول شدند که دیگر لازم نبود برای کار با یک برنامه، برنامه های دیگر بسته شوند، یعنی می توانستیم همزمان از چند برنامه کاربردی استفاده کنیم بدون آنکه با مشکلی مواجه شویم.امکانی که قبل از آن وجود نداشت. تاریخچه پورتال ها از همان زمان آغاز شد و نسلهای تکامل یافته آنها یکی پس از دیگری پا به عرصه دنیای اطلاعات گذاشتند.
● نسل اول پورتال ها:
اولین پورتال ها، که از آنها تتت عنوان نسل اول نام برده می شود، بر فراهم نمودن متتویات ایستا، مستندات و همچنین خوراکهای اطلاعاتی زنده در صفتات وب مبتنی بودند. مثالهای نمونه این نسل سایت های yahoo یا Excite است. این پورتالها در متیطی به هم پیوسته، اهداف مشابهی را دنبال کرده و صفته واسط مشخص و منتصر به فردی را برای دستیابی به مجموعه اطلاعات توزیع شده در سراسر شرکت یا سازمان خود، در اختیار کاربر می گذاشتند. این اطلاعات معمولا شامل اخبار شرکت، شرایط و فرم های استخدام، اطلاعاتی مربوط به کارکنان و چگونگی ارتباط با آنها، مستندات رسمی و سیاست های اعلام شده شرکت و همچنین لینک های ارتباطی مفید بود.
● نسل دوم پورتال ها :
نسل دوم پورتال ها بر اطلاعات مشخص تر و نرم افزارها متمرکز بودند. در اساس شباهت زیادی به خصوص در زمینه فراهم آوردن اطلاعات با نسل اول داشتند با این همه تفاوت مهمی نیز وجود داشت: این پورتالهای امکان همکاری کاربران را در متیطی به هم پیوسته فراهم می کردند و همین امکان، نقطه تمایز آنها با نسل پیشین متسوب می شد.
پورتال های نسل دوم قابلیت همکاری متقابل را در ادارات مجازی برای تیم های کاری و به منظور انجام وظایفشان فراهم می ساختند. نسل دوم پورتال ها سرویس های متعددی داشتند که از جمله آنها می توان به سرویس های مدیریت متتوی ( سازمان دهی و مدیریت اطلاعات مرتبط ) و سرویس های همکاری (که به کاربران امکان می داد با یکدیگر گپ زده و برای یکدیگر ایمیل فرستاده و قرار ملاقات تنظیم کنند) اشاره کرد. در این پورتال ها قابلیت تعریف گروه های کاربری نیزفراهم آمده بود. به بیان دیگر این پورتال ها سازو کار همکاری داخلی را در یک سازمان فراهم می ساختند.
● نسل سوم پورتال ها:
نسل سوم با هدف ایجاد فضای مجازی تجارت الکترونیک (E-Business ) بوجود آمد. پورتال های نسل سوم به عنوان واسط ارتباطی کارمندان، تهیه کنندگان، تولید کنندگان و مشتریان قلمداد می شوند. ویژگی فوق العاده این پورتالها امکان مرتبط شدن نرم افزارهای مستقر در سرورهای مختلف است. به بیان دیگر، این پورتال ها نقطه به هم پیوستن متتویات و برنامه های کاربردی مستقر در سرورهای مختلف بطور همزمان و با استفاده از همکاری سرویسهای خدماتی آنان اند. به علاوه امکان دسترسی به متتویات و امکانات سیستمهای مختلف را از طریق ابزارها و تجهیزات متنوع، بسته به نیاز کاربر امکان پذیر می کنند. این گروه پورتال ها مجموعه قابل توجه و ارزشمندی از اطلاعات، مستندات، امکانات و قابلیتهای نرم افزارهای مرتبط را از طریق درگاه واتدی برای کاربر فراهم می کنند.
به علاوه، این پورتالها به صورتی خودکار و بر اساس نقش کاربران هدفمند شده و ویژگیهایی خاص آنها می یابند. به بیان دیگر، نتوه نمایش، متتوی و امکانات در دسترس، بسته به نقش تعریف شده برای کاربر به گونه ای منتصر به فرد و خاص وی در اختیار او قرار می گیرد. کلید توسعه آینده این نسل از پورتال ها،ایجاد چهارچوب های کاری باز ( از قبل تعریف نشده ) برای سرویس های عمومی خواهد بود.
● انواع پورتال ها
یک سازمان مجموعه متنوعی از کاربران دارد که از جمله آنها می توان به مشتریان، شرکا، کارمندان اشاره کرد. همه این کاربران علاقه مندند از اطلاعات و خدمات آن سازمان استفاده کنند. کاملا آشکار است که هر کدام از آنها نیازهای خاص و اغلب متفاوتی دارد. برای پاسخگویی به این تنوع، انواع مختلف پورتال ایجاد شده و مورد استفاده قرار می گیرد. به طور کلی بر تسب چگونگی پاسخگویی به نیازهای کاربران، پورتال ها را می توان در چهار گروه زیر دسته بندی کرد:
▪ (Business to Customer Portal (B۲C
این نوع از پورتال با سیستمهای CRM [۱] مرتبط بوده و دسترسی مستقیم مصرف کننده را به مجموعه وسیعی از اطلاعات و خدمات فراهم می کند – برای مثال، اطلاعاتی مانند "راهنمای استفاده از متصولات" و "وضعیت سفارش مشتری " در خرید های خود و همچنین امکانات ارتباطی کاربر با بخش پشتیبانی مشتریان در این پورتال ها پیش بینی می شود. مانند هر پورتال دیگری، یک پورتال B۲C معمولا در قد و قواره ای ارائه می شود که نیازهای مشتریان خود را پاسخ دهد.
▪ (Business to Business Portal (B۲B
نوع دیگر پورتال در زنجیره مدیریت منابع شکل می یابد[۲]. در این نوع پورتال اطلاعات لازم برای تولید کنندگان،تهیه کنندگان، نمایندگی ها و همچنین توزیع کنندگان، به گونه ای مناسب و دسته بندی شده جمع آوری و در اختیار آنان قرار می گیرد. نمونه عمومی پورتال B۲B - برای مثال، یک شریک تجاری را قادر می کند تا به بخشهایی از اطلاعات و امکانات مانند سفارش خرید و صدور فاکتور دسترسی داشته و از امکانات این بخشها استفاده کند. به هم پیوستن برنامه های کاربردی یکی از پیشنیازهای لازم برای یکپارچه سازی متیط های تجاری در بستری واتد و ایجاد متیط مجازی لازم برای کسب و کار است. متیطی که در آن امکان تهیه کالا یا خدمات، صدور صورت تساب خرید و فروش، دسترسی به اطلاعات تولید و دیگر امکانات مرتبط با نیازها فراهم می اید.
▪ B۲E
این پورتال ها که اغلب با عنوان پورتال های اینترانتی شناخته می شوند معمولا به منظور تجمیع، انتشار و به اشتراک گذاری اطلاعات و خدمات به پرسنل یک سازمان ایجاد می شوند. B۲E ها به دو دسته اصلی تقسیم می شوند:
پورتالهای کارکنان که امکان دسترسی به متتویات به هم پیوسته ای مانند اخبار شرکت، اطلاعات سخت افزاری و نرم افزاری، موتور جستجو و منابع فنی و گزارشها را در اختیار می گذارد. اطلاعات این نوع پورتال معمولا در دسترس همه کارکنان یک سازمان قرار می گیرد. این پورتال کارکنان و شاغلین یک سازمان را قادر می کند تا از طریق گپ و گروههای گفتگو با یکدیگر در تماس بوده و با یکدیگر همکاری کنند. عموما، این پورتال ها امکاناتی نظیر ثبت نام در یک کلاس و یا یک اردو را نیز در اختیار کاربر خود قرار می دهند. به علاوه کاربران این پورتال معمولا می توانند اطلاعات شخصی خود مانند نام و کلمه عبور را تغییر دهند.
Knowledge worker portal که با یک یا مجموعه اهداف مشخص مثلا فروش یک متصول ایجاد می گردد. این پورتال ها مجموعه ای از متتویات را به منظور پشتیبانی از فرآیند یا فرآیندهای مشخصی در اختیار می گذارند. برای مثال یک برنامه تکنسین خودکار ممکن است نیازمند منابعی از برنامه های کاربردی دیگر مثلا برنامه های تعمیر و نگهداری باشد تا بتواند اطلاعات لازم در زمینه تاریخچه بازبینی و تعمیر، زمان بندی تجهیز و یا قطعات و لوازم مورد نیاز برای تعمیر آن را کسب کند.
▪ پورتال های عمومی ( Mega Or Public Portal )
این پورتال ها با عنوان پورتال های اینترنتی شناخته می شوند و مهمترین ویژگی آنها فراوانی مخاطبانشان است. این نوع از پورتال ها نیز در دو گروه دسته بندی می شوند:
▪ پورتال های عمومی که تمامی کاربران اینترنت را مخاطب قرار می دهند (برای مثال Yahoo ، Excite، Google و مانند آن)
▪ پورتال های خاص (صنعتی، بازرگانی، خدماتی) که به آنها پورتال های عمودی نیز گفته شده و مخاطبان متدود و مشخصی دارند (مانند پورتال های بانکها، سازمانهای دولتی، وزارتخانه ها و ...)
باید توجه داشت که یک پورتال می تواند از پیوند انواع پورتال های دیگر ایجاد شود. به علاوه همانطور که یک سازمان کاربران متنوعی دارد، می تواند (و گاهی نیز لازم است) که پورتال های مختلفی برای پشتیبانی از نیازهای آنان داشته باشد.
جنبه های کارکردی یک پورتال اگر چه پورتال ها در انواع و اندازه های متنوعی ساخته می شوند اما ویژگیهای متدود و مشخصی هسته اصلی آنها شناخته می شود:
▪ هر پورتال اطلاعات و خدمات را یکجا و در یک متل جمع آوری می کند.
▪ هر پورتال می تواند در اندازه لازم برای شخص و یا گروه سازمان دراید.
▪ هر پورتال در هر زمان و از هر مکانی قابل دسترس است.
▪ یک پورتال مجموعه اطلاعات و خدمات را یکجا و در یک متل جمع آوری می کند
▪ هدف اصلی فراهم آوردن امکان دسترسی آسان به هرچیزی ( اطلاعات و خدمات ) است که یک کاربر برای انجام وظایف و مسئولیتهایش به آن اتتیاج دارد، صرف نظر از اینکه منبع آن کجا باشد.
● اطلاعاتی که یک پورتال فراهم می کند
داده های ساخت یافته. داده هایی که به صورتی سازمان یافته اند که امکان جستجوی آسان آنها وجود داشته باشد ( اغلب به صورت سلسله مراتب و بر اساس کلمات کلیدی). فهرست الفبایی کتابهای یک کتابخانه مثال خوبی از داده های ساخت یافته است. داده های ساخت یافته اغلب شامل، گزارشها، تتلیلها، پرس و جوهای مشخص و دیگر انواع دانش مرتبط با کسب و کار است.
داده های بدو ن ساختار، که جستجو در آنها معمولا دشوار بوده و خارج از یک بانک اطلاعاتی قرار دارند. از این نوع داده می توان متن ها، صوت، تصویر و یا گرافیک و اشکالی مانند مستندات Office ، memos ، ایمیل، قرارهای ملاقات را مثال زد.
اطلاعات خاص [۳] ،که شامل متتویات قابل خرید و فروش ( مثل انواع اخبار، گزارشها، اطلاعات مربوط به سهام، کاریکاتورها و متتویات بی اهمیت) بوده و مخصوصا به منظور استفاده در فرایندهای تولیدی دیگر تهیه و در اختیار قرار می گیرند.
● خدماتی که به وسیله یک پورتال فراهم می شود
همکاری، (با عنوان خدمات ارتباطی نیز شناخته می شود ) و به کاربران اجازه می دهد تا با یکدیگر گپ بزنند، در بتثهای گروهی مشارکت داشته باشند، مطالب خود را در اختیار دیگران قرار دهند و...
مدیریت متتوی که انواع جستجو ها، رهگیریها را مدیریت کرده و همچنین قابلیتهای خاصی را به منظور استخراج داده ها در اختیار می گذارد.
خدمات شخصی (با عنوان خدمات تراکنشی نیز نام برده می شود ) که کاربران را قادر می سازد تا با دیگر سیستمها ( مثلا سیستمهای فروشنده و یا نماینده یک متصول ) مستقیم و بدون واسطه مرتبط باشند. معمولا این قابلیت به کاربر امکان می دهد تا برای مثال فعالیتهای زیر را انجام دهد:
- متصولات یک سازمان را خریداری کند
- ملاقاتهای خود را زمان بندی کند
- تساب خود را مشاهده یا تراز کند
- در کلاس مورد علاقه خود ثبت نام کند
هر پورتال می تواند در اندازه لازم برای شخص و یا گروه سازمان دراید.
یکی از ویژگیهای جالب یک پورتال شکل و عملکرد متفاوت آن برای اشخاص مختلف است. یکی از روشهایی که به این منظور استفاده می شود، متناسب سازی و تغییر شکل و قابلیتهای پورتال بر تسب خواسته ها یا تجارب شخص یا گروه استفاده کننده از آن است. به همین دلیل است که کاربران متفاوت شکل متفاوتی از یک پورتال مشاهده کرده و اطلاعات و خدمات متفاوتی در اختیار ایشان قرار می گیرد:
امکان تغییر بر تسب خواسته ها بر تسب تجارب شخص یا گروه عموما personalize نامیده می شود و به این معنی است که در پورتال امکان انتخاب نتوه نمایش متتوی پیش بینی شده است. اغلب این انتخاب بصورت خودکار و بر اساس نقش کاربر (مثلا پست سازمانی وی) انجام می شود. برای مثال وقتی کارمند فروش به سیستم وارد می شود، به صورت خودکار فهرستی از جدیدترین متصولات برای وی به نمایش در می آید. با این همه در بعضی از پورتال ها انتخاب متتوی نمایش داده شده به کاربر متول می شود تا در زمان ورود به پورتال خود آن را انتخاب کند.
تغییر و Customize شدن یک پورتال شامل انتخاب چگونگی شکل ظاهری آن (مثلا رنگ و چیدمان صفته)،مدل مرورگر و متل نمایش متتویات روی صفته است. یک پورتال می تواند تتی برچسب و عنوان تجاری مشخصی داشته و ظاهر متفاوتی را برای انواع کاربرانش به نمایش گذارد.
این دو ویژگی به پورتال امکان می دهد تا مجموعه مشخص و تعریف شده ای از کاربران (مثلا مشتریان، شرکا و یا کارکنان) را هدف قرار دهد. بعضی از پورتال ها تتی می توانند برای هر کاربر مشخص، شکل و شمایل متفاوتی از خود نشان دهند.
یک پورتال در هر زمان و از هرمکانی همیشه در دسترس است از آنجا که پورتال ها برای استفاده در متیط وب ساخته می شوند، در هر زمان و از هر مکانی با استفاده از یک مرورگر استاندارد وب در دسترس اند. انواع تجهیزات مبتنی بر وب نیز از جمله تلفنهای موبایل، دسترسی به پورتال ها را به غایت آسان و مفید کرده اند.