امروزه فن آوری اطلاعات کاربردهای بسیاری در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی یافته است که یکی از کاربردهای مهم آن در کتابخانه ها به ویژه کتابخانه های تخصصی شرکت ها و سازمان های مختلف، استفاده از شبکه های رایانه ای به خصوص شبکه اینترانت می باشد. در حوزه فن آوری اطلاعات، اینترانت ها تحولی مهم در عصر حاضر به شمار می آیند. مفهوم اینترانت از اینترنت و به عنوان گامی طبیعی در راه تحول آن حاصل آمده است. همان TCP/IP یا به عبارتی همان الگوی خدمات دهنده/ خدمات گیرنده وب در اینترانت نیز استفاده می شود. به طور خلاصه، ویژگی های منحصر بفرد اینترانت مثل صرفه جویی در هزینه و زمان، تمرکز اطلاعات، ایجاد امکان اشتراک و سازماندهی اطلاعات از طریق صفحات وب، بهره گیری از آن برای انتشار منابع اطلاعاتی سازمان و غیره سبب شده است تا در بین سازمان ها عمومیت یافته است. این مقاله، ابتدا به تعریف اینترانت و بیان قابلیت ها و مزایای آن می پردازد. پس از آن به برخی از راه های تأمین امنیت آن اشاره می نماید و در ادامه در رابطه با استفاده های کتابداران از اینترانت و کاربردهای آن در کتابخانه ها بحث می کند.
ما در دورانی زندگی می کنیم که شتاب تغییرات از توان بسیاری از انسانها و نهادها و سازمانها برای تطابق با این دگرگونی ها پیشی گرفته است. در عصر اطلاعات و دوران گسترش شتابناک «چند رسانه ایها»، «اینترنت»، «اینترانت» و«اکسترانت» ما سعی داریم که با استفاده از این ابزار سطح بهره وری را در همه زمینه ها از جمله در زمینه مسائل اقتصادی افزایش دهیم.
استفاده از فن آوری های جدید یکی از راههای ارتقای بهره وری می باشد و یکی از فن آوری های جدید و پر شتاب عصر حاضر، فن آوری شبکه های رایانه ای است.
شبکه های رایانه ای از طریق اشتراک منابع امکان استفاده بهینه از منابع محدود را برای شرکتها و سازمانها فراهم می نمایند و ایجاد ارتباطات از طریق این شبکه ها موجب تسهیل فعالیت ها و تسریع گردش امور جاری آنها می شود.
امروزه شبکه های رایانه ای پایه و اساس بسیاری از فعالیت های اجتماعی و اقتصادی شده اند ولی یکی از عمده ترین مسائل در استفاده از فن آوری شبکه، انتخاب درست و بهینه آن می باشد تا از تحمیل هزینه های نابجا و استفاده ناکارآمد از فن آوری جلوگیری شود. شبکه اینترانت مناسب ترین شبکه برای یک شرکت یا سازمان می باشد که این امکان را فراهم می نماید که همزمان با پاسخگویی به نیازهای درون شرکت، هماهنگ با تغییرات تکنولوژیک جهانی و رشد سریع شبکه جهانی اینترنت باشد و بتوان از این شبکه برای ارتباطات هر چه وسیع تر نیز در موقع خود استفاده کرد.
● تعریف اینترانت
به زبان ساده، اینترانت اصطلاحی توصیفی است که به شبکه داخلی سازمان هایی اطلاق می شود که از خدمات اینترنت از قبیل شبکه جهان گستر وب، پروتکل انتقال فایل[۲]، گوفر[۳]، صندوق پست الکترونیکی[۴]، گروههای خبری[۵]، گفتگوی اینترنتی[۶] و کنفرانس های صوتی و تصویری بهره می گیرند اما با حد و مرزهای فیزیکی و فرآیندهای داخلی و ویژه سازمان منطبق شده اند، به طوری که اطلاعات قابل اعتماد و سودمندی را فقط برای کارکنان آن سازمان و نه برای جامعه اینترنت فراهم می آورند (گیلوری، ۱۳۷۸، ص ۱۰۹).
به عبارت دیگر در یک جمله ساده می توان گفت که اینترانت یک اینترنت خصوصی است.
● تاریخچه اینترانت
اینترانت تاریخچه جداگانه ای ندارد چرا که یکی از دستاوردهای اینترنت به شمار می رود و در واقع چند سالی پس از آنکه اینترنت در دهه ۷۰ میلادی شکل یک شبکه گسترده جهانی را به خود گرفت و در اوایل دهه ۹۰ میلادی به ساختار گسترده خود تبدیل شد و عصر اطلاعات را به واقعیت نزدیکتر کرد، اینترانت و اکسترانت نیز در این عرصه به ظهور رسیدند.
در ایران نیز به طور دقیق مشخص نیست که از چه سالی استفاده از اینترانت آغاز شده است. در این رابطه بابایی و دیگران (۱۳۷۸) اظهار می دارند که به گفته محسنی نیا، مسئوول سابق واحد مهندسی شبکه اداره کل آمار و اطلاعات وزارت کشاورزی، این وزارتخانه که از جمله مؤسسات پیشرو در این زمینه است، از سال ۱۳۷۴ توانسته است از خدمات شبکه جهانی اینترنت استفاده نماید. سپس اداره کل آمار و اطلاعات این وزارتخانه با ایجاد اینترانت توانسته است اطلاع رسانی و ارائه خدمات به متقاضیان و کارکنان را با روشی آسان و سریع انجام دهد. در این شبکه خدمات اطلاعاتی از جمله اخبار و رویدادها، آمار کتابهای موجود در کتابخانه اداره کل آمار و اطلاعات، و ارتباط با سایت های کشاورزی مرتبط ارائه می شود. علاوه بر این تصاویری از دیدنی های ایران همراه با موسیقی نیز قابل استفاده است. در همین زمینه، نقیب زاده مشایخ- رئیس سابق انجمن انفورماتیک ایران- می گوید: «شاید اطلاع دقیقی در مورد اینکه اولین اینترانت در کشور ما کجا و در چه سازمانی نصب شده است وجود نداشته باشد اما تا جایی که من اطلاع دارم اولین اینترانت «جامع» ایران در دی ماه ۱۳۷۵ در معاونت پژوهشی وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی نصب و راه اندازی شده است. این سیستم که موسوم به شبکه ملی بهداشتی و زیست پزشکی کشور است، یک سیستم بزرگ اطلاع رسانی می باشد که تماماً در محیط یکپارچه وب و به صورت دو زبانه عمل می کند».
● قابلیتهای یک اینترانت
یک اینترانت می تواند از قابلیتهای زیر برخوردار باشد:
▪ به اشتراک گذاشتن اسناد و مدارک
▪ ارائه خدمات اینترنت
▪ پیام رسانی
▪ دسترسی مطمئن
▪ جستجو و بازیابی
▪ امکان دسترسی آسان
▪ مبتنی بودن بر پایگاه داده ها و بانک های اطلاعاتی
● ایجاد یک اینترانت
ایجاد یک شبکه اینترانت شباهت بسیاری به ایجاد یک وب سایت دارد تنها فرق آن این است که در اینترانت به ابزاری جهت محدود نمودن دسترسی، تنها برای اعضای شرکت یا سازمان نیز نیاز است چون TCP/IP قابلیت بالقوه دسترسی به سرویس دهنده شما را به همه افراد استفاده کننده از اینترنت می دهد. برای استفاده از یک شبکه اینترانت ابتدا باید به اینترنت وصل شد و سپس شبکه اینترانت را از طریق زیر راه اندازی نمود:
۱) ثبت سایت
۲) طراحی صفحات
۳) برنامه نویسی وتهیه بانک های اطلاعاتی
۴) ایجاد ارتباط بین صفحات و بانک های اطلاعاتی
● اندازه و گستردگی اینترانت
اندازه و گستردگی عامل مهمی در طراحی شبکه است اما تاثیری در ارتباطات مجموعه سرویس گیرندگان که پیکره اصلی اینترانت را تشکیل می دهند، ندارد. هیچ چیز شما را به محدود کردن شبکه وب در یک ساختار نزدیک به هم و فشرده و لزوماً یکپارچه در محیط بسته نمی کند. به هر اندازه ای که امکانات و شرایط شما اجازه می دهد، یک اینترانت می تواند بزرگ باشد.
● بهترین نرم افزار یک اینترانت
اینترانت ها می توانند از هر نرم افزاری برای ارتباطات TCP/IP استفاده کنند، اما عملی ترین راه دسترسی به اینترانت استفاده از وب و مرورگر[۷] می باشد چرا که آنها از مزیت های اینترنت همچون استقلال سیستم عامل و حداقل نیازهای نصب و راه اندازی برخوردارند. نرم افزارهایی که از رابط مرورگر استفاده می کنند، برای ده ها میلیون کاربر در سطح جهانی یا هزاران کاربر در درون شرکت یا سازمان قابل استفاده می باشند. همچنین شرکتها و سازمان هایی که از این قبیل برنامه ها استفاده می کنند ناچار به نصب نرم افزارهای اضافی بر روی رایانه های کاربران نمی باشند (حسن زاده، ۱۳۷۷).
از نظر بنزینگ (۱۳۷۸) یکی از مزایای مهم این دسترسی، عدم محدودیت آن به موقعیت فیزیکی و محلی است. استفاده کنندگان می توانند از ساختمان های مختلف شرکت یا سازمان یا از یک کنفرانس در شهر دیگر یا هر مکانی که امکان دسترسی به اینترنت وجود دارد، به شبکه اینترانت وصل شوند.
● راههای تامین امنیت شبکه اینترانت
همانطور که اشاره شد، چون TCP/IP قابلیت بالقوه دسترسی به سرویس دهنده شما را به همه افراد استفاده کننده از اینترنت می دهد، نیاز به ابزاری برای محدود کردن دسترسی می باشد. بدین منظور باید از اجزایی به نام «دیوارآتش»[۸] برای برقراری امنیت شبکه اینترانت استفاده نمود. بابایی و دیگران (۱۳۷۸) در مقاله خود به روش های زیر برای تامین امنیت شبکه اینترانت و کنترل دسترسی افراد مختلف اشاره می کنند:
● روش شناسایی:
این روش متداول ترین روش برقراری امنیت شبکه می باشد که در سیستم به کاربران «نام کاربر»[۹] و «کلمه عبور»[۱۰] اختصاص داده می شود تا کاربران برای ورود به سیستم و استفاده از اطلاعات و خدمات آن از نام کاربر و کلمه عبور مخصوص به خود استفاده کنند. به عبارتی افراد برای ورود دارای نوعی مجوز هستند و به کسانی که دارای مجوز نباشند اجازه عبور داده نخواهد شد.
● روش رمز کردن اطلاعات:
در این روش اطلاعات رمزگذاری شده و به گونه ای دستکاری می شود که تنها افراد مجاز، توانایی خواندن آنها را داشته باشند. برای این کار نرم افزارهای مختلفی وجود دارد از جمله نرم افزاری که از الگوریتم های ریاضی بسیار پیچیده برای رمزگذاری استفاده می کند. در این سیستم از دو کلمه عبور عمومی و اختصاصی استفاده می شود. کلمه عبور عمومی نقش قفل را دارد و برای رمز کردن اطلاعات از آن استفاده می شود. از کلمه عبور اختصاصی برای بازگشایی اطلاعات استفاده می گردد. بنابراین تنها، کاربری که کلمه عبور اختصاصی را دارد قادر است اطلاعات را بازگشایی کرده و به محتوای اصلی آن پی ببرد.
البته امکان شکسته شدن یا کشف این کلمه های عبور وجود دارد. بنابراین سعی بر این است تا در ایجاد این کلمه های عبور از تعداد بیت های بیشتری استفاده شود. این کار باعث خواهد شد تا رمزگشایی توسط افراد غیرمجاز مشکل تر شود. برای مثال، اگر یک کلمه عبور ۴۰ بیتی داشته باشیم مدت زمانی که طول می کشد تا این کلمه عبور رمزگشایی شود یا اصطلاحاً شکسته شود، ۲۴ ساعت خواهد بود. بنابراین با استفاده از این ابزار می توان اطلاعات را به صورت رمز در آورد و آنها را ایمن کرد و با این اطمینان که افراد غیرمجاز به آسانی توانایی استفاده از آنها را ندارند، اطلاعات مورد استفاده قرار گیرد.
● رابطه اینترانت با اکسترانت
امروزه از به هم پیوستن اینترانت ها، شبکه های گسترده اکسترانت[۱۱] ایجاد می شود. بنا به تعریف «اکسترانت» عبارت است از مجموعه ای از اینترانت ها که توسط هر یک از روش های ارتباطی نظیر Dial up، ارتباط فیزیکی مستقیم، ماهواره، شبکه مخابراتی و غیره به یکدیگر متصل هستند . با استفاده از اکسترانت ها، شرکت ها و سازمان های مختلفی می توانند دفاتر مختلف خود را در یک شهر یا کشور با استفاده از روش های گوناگون ذکر شده فوق به همراه روش های امنیتی محدود وکنترل شده مرتبط سازند. با این روش کاربران مجاز می توانند از راه های دور با مجوزهای مربوطه از شبکه استفاده کنند. برای مثال شرکت فورد دارای اکسترانتی است که ۱۵۰۰۰ فروشنده را در نقاط مختلف به یکدیگر ارتباط می دهد (کامینگس[۱۲]، ۱۹۹۷).
در حقیقت شبکه های اینترانت و اکسترانت همانند شبکه های محلی و گسترده(LAN وWAN) ولی با مشخصات خاص خود می باشند
● اینترانت و کتابداران
با به کار گیری اینترانت ها می توان اطلاعات را به صورت الکترونیکی به اشتراک گذاشت. در حقیقت اینترانت ها روشی مؤثر برای انتقال و حفظ اطلاعات هستند و ارتباطات و همکاری های بین سازمانی را تسهیل می نمایند. اینترانت ها برای نگهداری اطلاعاتی که روز آمد کردن آنها در حالت چاپی دشوار است، بسیار مناسب می باشند. کتابداران می توانند با استفاده از اینترانت- که از استانداردها و ابزار موجود بر روی اینترنت که به سادگی در دسترس می باشد و سبب موفقیت جهانی این شبکه گردیده است- به ایجاد ارتباطات مؤثر درون سازمانی و همچنین آرشیو نمودن اطلاعات مهم بپردازند. کتابدارانی که با ابزار و فنون استفاده از اینترنت آشنا هستند، برای برآوردن نیازهای خود می توانند از اینترانت استفاده نمایند. همچنین می توان از اینترانت برای اشاعه و توزیع اطلاعات لوح های فشرده[۱۳] استفاده کرد. کتابداران می توانند با استفاده از اینترانت، دسترسی شبکه ای به لوح های فشرده را فراهم نمایند تا استفاده کنندگان بتوانند به طور همزمان از آنها استفاده کنند.
علاوه بر این، کتابداران می توانند از شبکه اینترانت به عنوان یک تابلوی اعلانات[۱۴]پیوسته برای ارسال مدارک و ارائه مقررات و خط مشی کتابخانه استفاده کنند و مدارک امانتی، وضعیت درخواست امانت بین کتابخانه ای و دسترسی به پایگاه های اطلاعاتی تجاری را بر روی شبکه اینترانت ارائه کنند (نوتس[۱۵]، ۱۹۹۹ ).
● کاربرد اینترانت در کتابخانه ها
استفاده از فن آوری های اطلاعاتی باعث افزایش توانایی کتابخانه ها در سازماندهی و اشاعه اطلاعات می شود. همچنین فن آوری اطلاعات سرعت دسترسی به اطلاعات را افزایش می دهد و دسترسی از راه دور و دسترسی تمام وقت به اطلاعات را میسر می سازد. برخی از مزایای به کار گیری فن آوری اطلاعات در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی عبارت است از: افزایش دسترسی به منابع، بهبود خدمات موجود، ارائه خدمات جدید و برجسته کردن وجهه کتابخانه (کریزمن[۱۶]، ۱۳۸۴). در حوزه فن آوری اطلاعات، اینترانت ها تحولی مهم در عصر حاضر به شمار می آیند. برخی از کاربردهای اینترانت در کتابخانه ها عبارت است از:
۱) ارائه پیوسته اسناد و مدارک شرکت ها و سازمان ها
گزارش های سالانه، خبرنامه ها، فهرست های تلفنی، نشانی های پستی، راهنماها و روش های کاری را می توان از طریق اینترانت در دسترس همگان قرار داد. مباشری (۱۳۷۷) مزایای زیر را برای این رویکرد نسبت به نگهداری اسناد چاپی و کاغذی بیان می کند:
▪ توزیع آسان: از آنجا که اسناد و مدارک به صورت الکترونیکی نگهداری می شود و در دسترس می باشد، توزیع نفر به نفر آنها ضرورتی ندارد و هر وقت کسی به سندی احتیاج داشته باشد به وسیله یک مرورگر می تواند نسخه الکترونیکی را دریافت نماید.
▪ ارزانی چاپ: کاربران تنها اوراقی را که نیاز دارند و یا قسمت هایی از یک سند را بر روی کاغذ چاپ می کنند و از این رو در هزینه های مربوط به چاپ و کاغذ صرفه جویی می شود.
▪ سهولت تغییر: اسناد الکترونیکی را به سادگی می توان توسط یک ویرایشگر متن یا یک واژه پرداز تغییر داد یا اصلاح کرد.
▪ نگهداری متمرکز: تمام اسناد یک شرکت یا سازمان را می توان به صورت متمرکز در شبکه نگهداری کرد و از یک مکان به تمامی آنها دسترسی یافت.
▪ دسترسی گسترده: از آنجا که اسناد الکترونیکی قابل انتقال در شبکه می باشند، کاربران می توانند از هر جا به صورت آنی و بی درنگ[۱۷] به آنها دست یابند.
▪ سادگی جستجو: با افزودن ضمائم ویژه به اسناد الکترونیکی، امکان جستجوی آنها بر اساس کلیدواژه ها آسان می شود.
۲) دسترسی به موقع و روزآمد به گزارش های فنی و گزارش های مربوط به گردهمایی ها
کارکنان می توانند گزارش های فنی و گزارش های مربوط به گردهمایی ها را از طریق اینترانت مشاهده کنند. علاوه بر آن، برنامه های کاری کارکنان به راحتی از این طریق قابل بازبینی است و هر کسی بخواهد از حضور یک همکار یا ساعت یک کلاس آگاهی یابد، می تواند از این طریق مطمئن شود.
۳) ارائه فهرست کامل منابع موجود در کتابخانه
فهرست های کتابخانه ای از مهمترین ابزار بازیابی اطلاعات می باشد. کاربران می توانند از طریق شبکه اینترانت به فهرست پیوسته کتابخانه ها دسترسی یابند. برای مثال «شرکت فن آوری نفتی چورون»[۱۸] فهرست کامل کتابخانه خود را که بالغ بر ۲۰۵۰۰۰ مدرک و ۴۶۰۰۰ گزارش فنی می باشد بر روی اینترانت شرکت قرار داده است که تنها برای کارکنان شرکت قابل دستیابی است. این فهرست از طریق فیلدهای مؤلف، موضوع و فیلد آزاد قابل جستجو می باشد. وقتی که یک استفاده کننده مدرک مورد علاقه ی خود را بازیابی می کند، گزینه ای تحت عنوان«این کتاب را امانت بده»[۱۹] وجود دارد که با انتخاب آن، یک صفحه پست الکترونیکی باز می شود که فرد می تواند مشخصات خود را وارد و منبع مورد نظر را مشخص نماید و برای بخش میز امانت ارسال نماید. از آنجا، مدرک مورد نیاز بر روی یک سیستم تحویل مدرک داخلی قرار می گیرد تا در اختیار استفاده کننده قرار بگیرد (کامینگس، ۱۹۹۷).
۴) ارائه نشریات تخصصی و اخبار روزآمد بر روی شبکه
نشریات تخصصی مورد استفاده کاربران را می توان به صورت الکترونیکی برای استفاده همزمان توسط افراد مختلف بر روی شبکه قرار داد وهمچنین با کسب اخبار مهم و مرتبط از منابع الکترونیکی و چاپی و نشر آنها بر روی شبکه به ارائه خدمات آگاهی رسانی جاری پرداخت.
۵) ایجاد بخش سؤال های متداول (FAQ s)[۲۰]
کتابداران می توانند به این وسیله به سؤال هایی که به طور مکرر از طریق پست الکترونیکی یا سرویس چت پرسیده می شود، از طریق اینترانت به شیوه سریع و هماهنگ و صحیح پاسخ بدهند.
۶) ایجاد پیوندهای[۲۱] ساختار یافته به منابع اینترنتی مرتبط
کتابداران از نیازهای اطلاعاتی احتمالی استفاده کنندگان تا حدودی آگاهی دارند بنابراین می توانند مجموعه ای از سایت های مهم و پرمحتوای مرتبط با فعالیت های شرکت یا سازمان را در شبکه اینترنت جستجو کنند و آنها را از طریق پیوندهای ساختار یافته به منظور استفاده کاربران بر روی شبکه اینترانت قرار دهند و از این راه در هزینه های نسبتاً سنگین استفاده مجدد کاربران از شبکه اینترنت صرفه جویی نمایند (ساندرز[۲۲]، ۱۹۹۷).
۷) فراهم آوری امکان ملاقات مجازی افراد بر روی شبکه
یکی از کاربردهای مهم اینترانت امکان ملاقات مجازی و گفتگوی افراد برروی شبکه اینترانت می باشد. حتی می توان ملاقات مجازی و گفتگوی افرادی را که در مکان های پراکنده مثل شعبات کتابخانه حضور دارند، نیز فراهم نمود.
۸) توزیع نرم افزارهای کاربردی بر روی شبکه
کتابداران می توانند جهت توزیع نرم افزارهای کاربردی از اینترانت استفاده کنند که موجب صرفه جویی در وقت و نیروی کار می گردد. کتابداران می توانند به جای اینکه این نرم افزارها را بر روی لوح های فشرده نگهداری کنند، آنها را بر روی شبکه اینترانت ارائه کنند تا کاربران بتوانند به صورت پیوسته از آنها استفاده نمایند.
۹) ارائه مواد سمعی و بصری بر روی شبکه
مواد سمعی و بصری یکی از انواع مواد کتابخانه ای هستند که متاسفانه چندان مورد استفاده قرار نمی گیرند. کتابداران می توانند مواد سمعی و بصری را به صورت فایل های رایانه ای بر روی شبکه اینترانت قرار بدهند تا کاربران بتوانند با استفاده از نرم افزارهای مخصوص از آنها استفاده کنند. ویدئوها و برنامه های آموزشی نیز می توانند از این طریق ارائه شوند تا از مراجعه کارکنان به بخش مواد سمعی و بصری جهت استفاده از ویدئوها و نوارهای آموزشی جلوگیری شود و هر کس در وقت مناسب خود از آنها استفاده نماید.
همچنین بانک های اطلاعاتی پیوسته که مورد استفاده بسیار زیاد کارکنان قرار می گیرند، می توانند از طریق شبکه اینترانت در دسترس آنها قرار بگیرند.
● نتیجه گیری
استفاده از فن آوری اطلاعات باعث افزایش بهره وری بسیاری از شرکت ها و سازمان های مختلف می شود. در میان شبکه های رایانه ای، شبکه های اینترانت مناسب ترین شبکه برای یک شرکت یا سازمان می باشند چون در عین حال که با شبکه جهانی اینترنت سازگار هستند و از استانداردهای آن استفاده می کنند، با ارائه خدمات مختلف به کارکنان یک شرکت می توانند نیازهای اطلاعاتی آنها را برآورده کنند. در حقیقت انگیزه و هدف اصلی از نصب شبکه های اینترانت، تسهیل ارتباطات و به اشتراک گذاشتن منابع می باشد خصوصاً به اشتراک گذاشتن منابع اطلاعاتی یکی از دلایل عمده استفاده از اینترانت ها می باشد.
شبکه اینترانت یک روش مناسب برای توزیع اطلاعات توسط کتابخانه ها است. با توجه به حجم عظیم منابع اطلاعاتی موجود در سازمان ها، کارمندان نیاز دارند که به اطلاعات مختلف همانند تغییر سیاست ها و خط مشی ها، اطلاعیه ها، بخش نامه ها، دستنامه های آموزشی، اطلاعات تخصصی، نشریات عمومی و تخصصی واخبار پیش از کهنه شدن اطلاعات دسترسی داشته باشند. کتابخانه ها می توانند با توجه به قابلیت امکانات چند رسانه ای، بسیاری از این اطلاعات را به صورت پیوسته بر روی شبکه اینترانت ارائه نمایند که ارائه الکترونیکی این اطلاعات از طریق شبکه اینترانت موجب می شود تا حجم عظیم منابع اطلاعاتی موجود با کمترین هزینه و تلاش و در کوتاه ترین زمان، در دسترس کارکنان سازمان قرار گیرد.
ما در دورانی زندگی می کنیم که شتاب تغییرات از توان بسیاری از انسانها و نهادها و سازمانها برای تطابق با این دگرگونی ها پیشی گرفته است. در عصر اطلاعات و دوران گسترش شتابناک «چند رسانه ایها»، «اینترنت»، «اینترانت» و«اکسترانت» ما سعی داریم که با استفاده از این ابزار سطح بهره وری را در همه زمینه ها از جمله در زمینه مسائل اقتصادی افزایش دهیم.
استفاده از فن آوری های جدید یکی از راههای ارتقای بهره وری می باشد و یکی از فن آوری های جدید و پر شتاب عصر حاضر، فن آوری شبکه های رایانه ای است.
شبکه های رایانه ای از طریق اشتراک منابع امکان استفاده بهینه از منابع محدود را برای شرکتها و سازمانها فراهم می نمایند و ایجاد ارتباطات از طریق این شبکه ها موجب تسهیل فعالیت ها و تسریع گردش امور جاری آنها می شود.
امروزه شبکه های رایانه ای پایه و اساس بسیاری از فعالیت های اجتماعی و اقتصادی شده اند ولی یکی از عمده ترین مسائل در استفاده از فن آوری شبکه، انتخاب درست و بهینه آن می باشد تا از تحمیل هزینه های نابجا و استفاده ناکارآمد از فن آوری جلوگیری شود. شبکه اینترانت مناسب ترین شبکه برای یک شرکت یا سازمان می باشد که این امکان را فراهم می نماید که همزمان با پاسخگویی به نیازهای درون شرکت، هماهنگ با تغییرات تکنولوژیک جهانی و رشد سریع شبکه جهانی اینترنت باشد و بتوان از این شبکه برای ارتباطات هر چه وسیع تر نیز در موقع خود استفاده کرد.
● تعریف اینترانت
به زبان ساده، اینترانت اصطلاحی توصیفی است که به شبکه داخلی سازمان هایی اطلاق می شود که از خدمات اینترنت از قبیل شبکه جهان گستر وب، پروتکل انتقال فایل[۲]، گوفر[۳]، صندوق پست الکترونیکی[۴]، گروههای خبری[۵]، گفتگوی اینترنتی[۶] و کنفرانس های صوتی و تصویری بهره می گیرند اما با حد و مرزهای فیزیکی و فرآیندهای داخلی و ویژه سازمان منطبق شده اند، به طوری که اطلاعات قابل اعتماد و سودمندی را فقط برای کارکنان آن سازمان و نه برای جامعه اینترنت فراهم می آورند (گیلوری، ۱۳۷۸، ص ۱۰۹).
به عبارت دیگر در یک جمله ساده می توان گفت که اینترانت یک اینترنت خصوصی است.
● تاریخچه اینترانت
اینترانت تاریخچه جداگانه ای ندارد چرا که یکی از دستاوردهای اینترنت به شمار می رود و در واقع چند سالی پس از آنکه اینترنت در دهه ۷۰ میلادی شکل یک شبکه گسترده جهانی را به خود گرفت و در اوایل دهه ۹۰ میلادی به ساختار گسترده خود تبدیل شد و عصر اطلاعات را به واقعیت نزدیکتر کرد، اینترانت و اکسترانت نیز در این عرصه به ظهور رسیدند.
در ایران نیز به طور دقیق مشخص نیست که از چه سالی استفاده از اینترانت آغاز شده است. در این رابطه بابایی و دیگران (۱۳۷۸) اظهار می دارند که به گفته محسنی نیا، مسئوول سابق واحد مهندسی شبکه اداره کل آمار و اطلاعات وزارت کشاورزی، این وزارتخانه که از جمله مؤسسات پیشرو در این زمینه است، از سال ۱۳۷۴ توانسته است از خدمات شبکه جهانی اینترنت استفاده نماید. سپس اداره کل آمار و اطلاعات این وزارتخانه با ایجاد اینترانت توانسته است اطلاع رسانی و ارائه خدمات به متقاضیان و کارکنان را با روشی آسان و سریع انجام دهد. در این شبکه خدمات اطلاعاتی از جمله اخبار و رویدادها، آمار کتابهای موجود در کتابخانه اداره کل آمار و اطلاعات، و ارتباط با سایت های کشاورزی مرتبط ارائه می شود. علاوه بر این تصاویری از دیدنی های ایران همراه با موسیقی نیز قابل استفاده است. در همین زمینه، نقیب زاده مشایخ- رئیس سابق انجمن انفورماتیک ایران- می گوید: «شاید اطلاع دقیقی در مورد اینکه اولین اینترانت در کشور ما کجا و در چه سازمانی نصب شده است وجود نداشته باشد اما تا جایی که من اطلاع دارم اولین اینترانت «جامع» ایران در دی ماه ۱۳۷۵ در معاونت پژوهشی وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی نصب و راه اندازی شده است. این سیستم که موسوم به شبکه ملی بهداشتی و زیست پزشکی کشور است، یک سیستم بزرگ اطلاع رسانی می باشد که تماماً در محیط یکپارچه وب و به صورت دو زبانه عمل می کند».
● قابلیتهای یک اینترانت
یک اینترانت می تواند از قابلیتهای زیر برخوردار باشد:
▪ به اشتراک گذاشتن اسناد و مدارک
▪ ارائه خدمات اینترنت
▪ پیام رسانی
▪ دسترسی مطمئن
▪ جستجو و بازیابی
▪ امکان دسترسی آسان
▪ مبتنی بودن بر پایگاه داده ها و بانک های اطلاعاتی
● ایجاد یک اینترانت
ایجاد یک شبکه اینترانت شباهت بسیاری به ایجاد یک وب سایت دارد تنها فرق آن این است که در اینترانت به ابزاری جهت محدود نمودن دسترسی، تنها برای اعضای شرکت یا سازمان نیز نیاز است چون TCP/IP قابلیت بالقوه دسترسی به سرویس دهنده شما را به همه افراد استفاده کننده از اینترنت می دهد. برای استفاده از یک شبکه اینترانت ابتدا باید به اینترنت وصل شد و سپس شبکه اینترانت را از طریق زیر راه اندازی نمود:
۱) ثبت سایت
۲) طراحی صفحات
۳) برنامه نویسی وتهیه بانک های اطلاعاتی
۴) ایجاد ارتباط بین صفحات و بانک های اطلاعاتی
● اندازه و گستردگی اینترانت
اندازه و گستردگی عامل مهمی در طراحی شبکه است اما تاثیری در ارتباطات مجموعه سرویس گیرندگان که پیکره اصلی اینترانت را تشکیل می دهند، ندارد. هیچ چیز شما را به محدود کردن شبکه وب در یک ساختار نزدیک به هم و فشرده و لزوماً یکپارچه در محیط بسته نمی کند. به هر اندازه ای که امکانات و شرایط شما اجازه می دهد، یک اینترانت می تواند بزرگ باشد.
● بهترین نرم افزار یک اینترانت
اینترانت ها می توانند از هر نرم افزاری برای ارتباطات TCP/IP استفاده کنند، اما عملی ترین راه دسترسی به اینترانت استفاده از وب و مرورگر[۷] می باشد چرا که آنها از مزیت های اینترنت همچون استقلال سیستم عامل و حداقل نیازهای نصب و راه اندازی برخوردارند. نرم افزارهایی که از رابط مرورگر استفاده می کنند، برای ده ها میلیون کاربر در سطح جهانی یا هزاران کاربر در درون شرکت یا سازمان قابل استفاده می باشند. همچنین شرکتها و سازمان هایی که از این قبیل برنامه ها استفاده می کنند ناچار به نصب نرم افزارهای اضافی بر روی رایانه های کاربران نمی باشند (حسن زاده، ۱۳۷۷).
از نظر بنزینگ (۱۳۷۸) یکی از مزایای مهم این دسترسی، عدم محدودیت آن به موقعیت فیزیکی و محلی است. استفاده کنندگان می توانند از ساختمان های مختلف شرکت یا سازمان یا از یک کنفرانس در شهر دیگر یا هر مکانی که امکان دسترسی به اینترنت وجود دارد، به شبکه اینترانت وصل شوند.
● راههای تامین امنیت شبکه اینترانت
همانطور که اشاره شد، چون TCP/IP قابلیت بالقوه دسترسی به سرویس دهنده شما را به همه افراد استفاده کننده از اینترنت می دهد، نیاز به ابزاری برای محدود کردن دسترسی می باشد. بدین منظور باید از اجزایی به نام «دیوارآتش»[۸] برای برقراری امنیت شبکه اینترانت استفاده نمود. بابایی و دیگران (۱۳۷۸) در مقاله خود به روش های زیر برای تامین امنیت شبکه اینترانت و کنترل دسترسی افراد مختلف اشاره می کنند:
● روش شناسایی:
این روش متداول ترین روش برقراری امنیت شبکه می باشد که در سیستم به کاربران «نام کاربر»[۹] و «کلمه عبور»[۱۰] اختصاص داده می شود تا کاربران برای ورود به سیستم و استفاده از اطلاعات و خدمات آن از نام کاربر و کلمه عبور مخصوص به خود استفاده کنند. به عبارتی افراد برای ورود دارای نوعی مجوز هستند و به کسانی که دارای مجوز نباشند اجازه عبور داده نخواهد شد.
● روش رمز کردن اطلاعات:
در این روش اطلاعات رمزگذاری شده و به گونه ای دستکاری می شود که تنها افراد مجاز، توانایی خواندن آنها را داشته باشند. برای این کار نرم افزارهای مختلفی وجود دارد از جمله نرم افزاری که از الگوریتم های ریاضی بسیار پیچیده برای رمزگذاری استفاده می کند. در این سیستم از دو کلمه عبور عمومی و اختصاصی استفاده می شود. کلمه عبور عمومی نقش قفل را دارد و برای رمز کردن اطلاعات از آن استفاده می شود. از کلمه عبور اختصاصی برای بازگشایی اطلاعات استفاده می گردد. بنابراین تنها، کاربری که کلمه عبور اختصاصی را دارد قادر است اطلاعات را بازگشایی کرده و به محتوای اصلی آن پی ببرد.
البته امکان شکسته شدن یا کشف این کلمه های عبور وجود دارد. بنابراین سعی بر این است تا در ایجاد این کلمه های عبور از تعداد بیت های بیشتری استفاده شود. این کار باعث خواهد شد تا رمزگشایی توسط افراد غیرمجاز مشکل تر شود. برای مثال، اگر یک کلمه عبور ۴۰ بیتی داشته باشیم مدت زمانی که طول می کشد تا این کلمه عبور رمزگشایی شود یا اصطلاحاً شکسته شود، ۲۴ ساعت خواهد بود. بنابراین با استفاده از این ابزار می توان اطلاعات را به صورت رمز در آورد و آنها را ایمن کرد و با این اطمینان که افراد غیرمجاز به آسانی توانایی استفاده از آنها را ندارند، اطلاعات مورد استفاده قرار گیرد.
● رابطه اینترانت با اکسترانت
امروزه از به هم پیوستن اینترانت ها، شبکه های گسترده اکسترانت[۱۱] ایجاد می شود. بنا به تعریف «اکسترانت» عبارت است از مجموعه ای از اینترانت ها که توسط هر یک از روش های ارتباطی نظیر Dial up، ارتباط فیزیکی مستقیم، ماهواره، شبکه مخابراتی و غیره به یکدیگر متصل هستند . با استفاده از اکسترانت ها، شرکت ها و سازمان های مختلفی می توانند دفاتر مختلف خود را در یک شهر یا کشور با استفاده از روش های گوناگون ذکر شده فوق به همراه روش های امنیتی محدود وکنترل شده مرتبط سازند. با این روش کاربران مجاز می توانند از راه های دور با مجوزهای مربوطه از شبکه استفاده کنند. برای مثال شرکت فورد دارای اکسترانتی است که ۱۵۰۰۰ فروشنده را در نقاط مختلف به یکدیگر ارتباط می دهد (کامینگس[۱۲]، ۱۹۹۷).
در حقیقت شبکه های اینترانت و اکسترانت همانند شبکه های محلی و گسترده(LAN وWAN) ولی با مشخصات خاص خود می باشند
● اینترانت و کتابداران
با به کار گیری اینترانت ها می توان اطلاعات را به صورت الکترونیکی به اشتراک گذاشت. در حقیقت اینترانت ها روشی مؤثر برای انتقال و حفظ اطلاعات هستند و ارتباطات و همکاری های بین سازمانی را تسهیل می نمایند. اینترانت ها برای نگهداری اطلاعاتی که روز آمد کردن آنها در حالت چاپی دشوار است، بسیار مناسب می باشند. کتابداران می توانند با استفاده از اینترانت- که از استانداردها و ابزار موجود بر روی اینترنت که به سادگی در دسترس می باشد و سبب موفقیت جهانی این شبکه گردیده است- به ایجاد ارتباطات مؤثر درون سازمانی و همچنین آرشیو نمودن اطلاعات مهم بپردازند. کتابدارانی که با ابزار و فنون استفاده از اینترنت آشنا هستند، برای برآوردن نیازهای خود می توانند از اینترانت استفاده نمایند. همچنین می توان از اینترانت برای اشاعه و توزیع اطلاعات لوح های فشرده[۱۳] استفاده کرد. کتابداران می توانند با استفاده از اینترانت، دسترسی شبکه ای به لوح های فشرده را فراهم نمایند تا استفاده کنندگان بتوانند به طور همزمان از آنها استفاده کنند.
علاوه بر این، کتابداران می توانند از شبکه اینترانت به عنوان یک تابلوی اعلانات[۱۴]پیوسته برای ارسال مدارک و ارائه مقررات و خط مشی کتابخانه استفاده کنند و مدارک امانتی، وضعیت درخواست امانت بین کتابخانه ای و دسترسی به پایگاه های اطلاعاتی تجاری را بر روی شبکه اینترانت ارائه کنند (نوتس[۱۵]، ۱۹۹۹ ).
● کاربرد اینترانت در کتابخانه ها
استفاده از فن آوری های اطلاعاتی باعث افزایش توانایی کتابخانه ها در سازماندهی و اشاعه اطلاعات می شود. همچنین فن آوری اطلاعات سرعت دسترسی به اطلاعات را افزایش می دهد و دسترسی از راه دور و دسترسی تمام وقت به اطلاعات را میسر می سازد. برخی از مزایای به کار گیری فن آوری اطلاعات در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی عبارت است از: افزایش دسترسی به منابع، بهبود خدمات موجود، ارائه خدمات جدید و برجسته کردن وجهه کتابخانه (کریزمن[۱۶]، ۱۳۸۴). در حوزه فن آوری اطلاعات، اینترانت ها تحولی مهم در عصر حاضر به شمار می آیند. برخی از کاربردهای اینترانت در کتابخانه ها عبارت است از:
۱) ارائه پیوسته اسناد و مدارک شرکت ها و سازمان ها
گزارش های سالانه، خبرنامه ها، فهرست های تلفنی، نشانی های پستی، راهنماها و روش های کاری را می توان از طریق اینترانت در دسترس همگان قرار داد. مباشری (۱۳۷۷) مزایای زیر را برای این رویکرد نسبت به نگهداری اسناد چاپی و کاغذی بیان می کند:
▪ توزیع آسان: از آنجا که اسناد و مدارک به صورت الکترونیکی نگهداری می شود و در دسترس می باشد، توزیع نفر به نفر آنها ضرورتی ندارد و هر وقت کسی به سندی احتیاج داشته باشد به وسیله یک مرورگر می تواند نسخه الکترونیکی را دریافت نماید.
▪ ارزانی چاپ: کاربران تنها اوراقی را که نیاز دارند و یا قسمت هایی از یک سند را بر روی کاغذ چاپ می کنند و از این رو در هزینه های مربوط به چاپ و کاغذ صرفه جویی می شود.
▪ سهولت تغییر: اسناد الکترونیکی را به سادگی می توان توسط یک ویرایشگر متن یا یک واژه پرداز تغییر داد یا اصلاح کرد.
▪ نگهداری متمرکز: تمام اسناد یک شرکت یا سازمان را می توان به صورت متمرکز در شبکه نگهداری کرد و از یک مکان به تمامی آنها دسترسی یافت.
▪ دسترسی گسترده: از آنجا که اسناد الکترونیکی قابل انتقال در شبکه می باشند، کاربران می توانند از هر جا به صورت آنی و بی درنگ[۱۷] به آنها دست یابند.
▪ سادگی جستجو: با افزودن ضمائم ویژه به اسناد الکترونیکی، امکان جستجوی آنها بر اساس کلیدواژه ها آسان می شود.
۲) دسترسی به موقع و روزآمد به گزارش های فنی و گزارش های مربوط به گردهمایی ها
کارکنان می توانند گزارش های فنی و گزارش های مربوط به گردهمایی ها را از طریق اینترانت مشاهده کنند. علاوه بر آن، برنامه های کاری کارکنان به راحتی از این طریق قابل بازبینی است و هر کسی بخواهد از حضور یک همکار یا ساعت یک کلاس آگاهی یابد، می تواند از این طریق مطمئن شود.
۳) ارائه فهرست کامل منابع موجود در کتابخانه
فهرست های کتابخانه ای از مهمترین ابزار بازیابی اطلاعات می باشد. کاربران می توانند از طریق شبکه اینترانت به فهرست پیوسته کتابخانه ها دسترسی یابند. برای مثال «شرکت فن آوری نفتی چورون»[۱۸] فهرست کامل کتابخانه خود را که بالغ بر ۲۰۵۰۰۰ مدرک و ۴۶۰۰۰ گزارش فنی می باشد بر روی اینترانت شرکت قرار داده است که تنها برای کارکنان شرکت قابل دستیابی است. این فهرست از طریق فیلدهای مؤلف، موضوع و فیلد آزاد قابل جستجو می باشد. وقتی که یک استفاده کننده مدرک مورد علاقه ی خود را بازیابی می کند، گزینه ای تحت عنوان«این کتاب را امانت بده»[۱۹] وجود دارد که با انتخاب آن، یک صفحه پست الکترونیکی باز می شود که فرد می تواند مشخصات خود را وارد و منبع مورد نظر را مشخص نماید و برای بخش میز امانت ارسال نماید. از آنجا، مدرک مورد نیاز بر روی یک سیستم تحویل مدرک داخلی قرار می گیرد تا در اختیار استفاده کننده قرار بگیرد (کامینگس، ۱۹۹۷).
۴) ارائه نشریات تخصصی و اخبار روزآمد بر روی شبکه
نشریات تخصصی مورد استفاده کاربران را می توان به صورت الکترونیکی برای استفاده همزمان توسط افراد مختلف بر روی شبکه قرار داد وهمچنین با کسب اخبار مهم و مرتبط از منابع الکترونیکی و چاپی و نشر آنها بر روی شبکه به ارائه خدمات آگاهی رسانی جاری پرداخت.
۵) ایجاد بخش سؤال های متداول (FAQ s)[۲۰]
کتابداران می توانند به این وسیله به سؤال هایی که به طور مکرر از طریق پست الکترونیکی یا سرویس چت پرسیده می شود، از طریق اینترانت به شیوه سریع و هماهنگ و صحیح پاسخ بدهند.
۶) ایجاد پیوندهای[۲۱] ساختار یافته به منابع اینترنتی مرتبط
کتابداران از نیازهای اطلاعاتی احتمالی استفاده کنندگان تا حدودی آگاهی دارند بنابراین می توانند مجموعه ای از سایت های مهم و پرمحتوای مرتبط با فعالیت های شرکت یا سازمان را در شبکه اینترنت جستجو کنند و آنها را از طریق پیوندهای ساختار یافته به منظور استفاده کاربران بر روی شبکه اینترانت قرار دهند و از این راه در هزینه های نسبتاً سنگین استفاده مجدد کاربران از شبکه اینترنت صرفه جویی نمایند (ساندرز[۲۲]، ۱۹۹۷).
۷) فراهم آوری امکان ملاقات مجازی افراد بر روی شبکه
یکی از کاربردهای مهم اینترانت امکان ملاقات مجازی و گفتگوی افراد برروی شبکه اینترانت می باشد. حتی می توان ملاقات مجازی و گفتگوی افرادی را که در مکان های پراکنده مثل شعبات کتابخانه حضور دارند، نیز فراهم نمود.
۸) توزیع نرم افزارهای کاربردی بر روی شبکه
کتابداران می توانند جهت توزیع نرم افزارهای کاربردی از اینترانت استفاده کنند که موجب صرفه جویی در وقت و نیروی کار می گردد. کتابداران می توانند به جای اینکه این نرم افزارها را بر روی لوح های فشرده نگهداری کنند، آنها را بر روی شبکه اینترانت ارائه کنند تا کاربران بتوانند به صورت پیوسته از آنها استفاده نمایند.
۹) ارائه مواد سمعی و بصری بر روی شبکه
مواد سمعی و بصری یکی از انواع مواد کتابخانه ای هستند که متاسفانه چندان مورد استفاده قرار نمی گیرند. کتابداران می توانند مواد سمعی و بصری را به صورت فایل های رایانه ای بر روی شبکه اینترانت قرار بدهند تا کاربران بتوانند با استفاده از نرم افزارهای مخصوص از آنها استفاده کنند. ویدئوها و برنامه های آموزشی نیز می توانند از این طریق ارائه شوند تا از مراجعه کارکنان به بخش مواد سمعی و بصری جهت استفاده از ویدئوها و نوارهای آموزشی جلوگیری شود و هر کس در وقت مناسب خود از آنها استفاده نماید.
همچنین بانک های اطلاعاتی پیوسته که مورد استفاده بسیار زیاد کارکنان قرار می گیرند، می توانند از طریق شبکه اینترانت در دسترس آنها قرار بگیرند.
● نتیجه گیری
استفاده از فن آوری اطلاعات باعث افزایش بهره وری بسیاری از شرکت ها و سازمان های مختلف می شود. در میان شبکه های رایانه ای، شبکه های اینترانت مناسب ترین شبکه برای یک شرکت یا سازمان می باشند چون در عین حال که با شبکه جهانی اینترنت سازگار هستند و از استانداردهای آن استفاده می کنند، با ارائه خدمات مختلف به کارکنان یک شرکت می توانند نیازهای اطلاعاتی آنها را برآورده کنند. در حقیقت انگیزه و هدف اصلی از نصب شبکه های اینترانت، تسهیل ارتباطات و به اشتراک گذاشتن منابع می باشد خصوصاً به اشتراک گذاشتن منابع اطلاعاتی یکی از دلایل عمده استفاده از اینترانت ها می باشد.
شبکه اینترانت یک روش مناسب برای توزیع اطلاعات توسط کتابخانه ها است. با توجه به حجم عظیم منابع اطلاعاتی موجود در سازمان ها، کارمندان نیاز دارند که به اطلاعات مختلف همانند تغییر سیاست ها و خط مشی ها، اطلاعیه ها، بخش نامه ها، دستنامه های آموزشی، اطلاعات تخصصی، نشریات عمومی و تخصصی واخبار پیش از کهنه شدن اطلاعات دسترسی داشته باشند. کتابخانه ها می توانند با توجه به قابلیت امکانات چند رسانه ای، بسیاری از این اطلاعات را به صورت پیوسته بر روی شبکه اینترانت ارائه نمایند که ارائه الکترونیکی این اطلاعات از طریق شبکه اینترانت موجب می شود تا حجم عظیم منابع اطلاعاتی موجود با کمترین هزینه و تلاش و در کوتاه ترین زمان، در دسترس کارکنان سازمان قرار گیرد.
هیچ نظری موجود نیست:
ارسال یک نظر