ضرب‌الاجل برای اندیشیدن

گوگل مهندسان‌اش را تشویق می‌کند که ۲۰ درصد از ساعات کاری خود را به کارهای مورد علاقه و البته مرتبط با فعالیت این شرکت اختصاص دهند. به این معنی که اگر ایده خوبی در سر داشته باشند همیشه زمان مناسبی برای پروراندن آن خواهد بود. افراد در زمینه‌هایی که علاقه خاصی نسبت به آن دارند، با انگیزه بیش‌تری کار می‌کنند و نتیجه بهتری می‌گیرند. به همین دلیل ساده، بسیاری از فناوری‌های موفق و چشمگیری که در گوگل طراحی شده، نیز حاصل همین ۲۰ درصد زمان کاری است، از این میان می‌توان به Gmail و Google News اشاره کرد که ایده های اولیه و جرقه‌های اصلی آنها در این بخش از زمان کاری و حتی در داخل سرویسی که همیشه کارمندان را به محل کارشان در Mountain view در کالیفرنیا می‌رساند، زده شده است.اگر ایده‌ای که در این بخش از زمان در سر می‌پرورانند مربوط به یک محصول جدید باشد، فقط کافی است تا چند نفر از همکاران را که موافق با آن ایده هستند، دور هم جمع و کار را شروع کنند. اما اگر این ایده چیزی فراتر از طراحی یک محصول باشد، نیاز به «اتاق فکر» دارند. باید گفت که هیچ بودجه‌ای به این اتاق فکر تعلق نمی‌گیرد و در ضمن هیچ تصمیم خاصی در آن گرفته نمی‌شود.در اتاق فکر، تنها افرادی که در مورد یک ایده، متفق‌القول هستند دور هم جمع می‌شوند و برای متقاعد کردن بقیه افراد شرکت چاره می‌اندیشند. در حقیقت مهندسانی که گردهم می‌آیند تلاش می‌کنند تا کل شرکت را به اجرای این «برنامه دارای ضرب‌الاجل» ترغیب کنند. برنامه دارای ضرب‌الاجل محصولی است که با هم عقیده کردن قسمت‌های مختلف و مجزا از هم ساخته می‌شود و اتاق فکر فوری نیز در صورتی تشکیل می‌شود که بخواهند یک ایده را در تمام قسمت‌های شرکت گسترش دهند.پس از آن، اعضای این اتاق فکر به بخش‌های مختلف شرکت می‌روند و فرایندهای جدید را آموزش می‌دهند. ساعات اداری ضرب‌الاجلی نیز زمانی است که اعضا می‌توانند با یکدیگر شروع به صحبت کرده و در مورد فرایندهای جدید پرس و جو کنند و در پی این ملاقات‌ها و بحث‌ها است که فرایندهای تولید شکل می‌گیرد. زمانی که کارمندان با سرعت پیشرفت گوگل حرکت می‌کنند، دیگر عملا شانس و وقتی برای صرف کردن روی موارد بی‌مورد و پیش پا افتاده نمی‌ماند.برای اینکه تلاش‌های حرفه‌ای کارمندان نتیجه داشته باشد، جلسات پیگیری تشکیل می‌شود. این جلسات در روزهای خاصی برگزار می‌شود و در آن مشکلات و مسایلی که پیش روی آنها قرار گرفته، بررسی و حل و فصل می‌شود.در این میان نیز گاهی تجدید نظر در اسناد ضروری است تا اسناد و مدارک داخلی که دست و پا گیر بوده و باعث افت روند کاری می‌شود، بررسی شده و در صورت لزوم تغییراتی در آن اعمال شود. ● جایزه بکر برای فکر بکر یکی از مراحل جالب دیگر، پیگیری میزان خرسندی مشتریان است. این مرحله زمانی است که باید مسایل و موارد کوچکی که باعث نقص سرویس‌ها و در نتیجه عصبانیت مشتریان شده را اصلاح کنند. در اکثر اوقات به مهندسی که در کمترین زمان ممکن این نقص‌ها را اصلاح کند، پیراهن‌های خاص یا جوایزی از طرف شرکت اهدا می‌شود.یکی از کارهایی که در این ۲۰ درصد از زمان انجام می‌گیرد گردهمایی مهندسان برای تست و آزمایش محصول جدید است که خود این مرحله جزو ایده‌های این زمان طلایی است. در این جلسه محصول از هر نظر آزمایش می‌شود. هر چقدر زمان کمتری برای یافتن نواقص محصول صرف بشود به این معنی است که برای کامل کردن آن وقت بیش‌تری لازم است. بهارات مدیراتا (Bharat Mediratta) یکی از مهندسان نرم‌افزار گوگل می‌گوید: مهندسان تمامی قسمت‌های این شرکت هر چند هفته یک بار دور هم جمع می‌شوند تا افکار بکر خود را با هم در میان بگذارند و اتفاقی که در دراز مدت رخ داد، این است که با انگیزه بیش‌تر و ایده‌های جدیدتر، محصولات بهتری هم ارایه شده است. وی می‌افزاید: با تحولاتی که در شرکت به وجود آمده ابزارهای بهتری ساخته شده و جلسات بحث و مناظره غیر رسمی در گروه‌های مختلف فنی به وجود آمده است. حتی برای کارمندان جدیدی که وارد گوگل می‌شوند، برنامه‌های خاصی در نظر گرفته شده و آنها نیز کم کم با این روند آشنا می‌شوند. کارمندان این شرکت در ۲۰ درصد زمان جمعی خود، سعی می‌کنند بحث‌‌ها را سمت و سو داده و روی ایده‌ها و اقدامات سازنده کار کنند. ● همه برای یکی می‌توان گفت روند کار در گوگل از پایین به بالا است. یعنی اگر کسی ایده فنی جالبی داشته باشد مجبور نیست که به مدیریت اطلاع بدهد؛ بلکه ابتدا با مهندسان در این رابطه صحبت می‌کند و آنها را در مورد ایده‌اش متقاعد می‌کند.ایده‌های مثبت و سازنده با سرعت بسیاری در قسمت‌های مختلف فنی منتشر شده و در همه این مراحل، تمام جوانب کار در نظر گرفته می‌شود و بدین ترتیب از خطا و اشتباهاتی که ممکن است در حین کار پیش بیاید، جلوگیری می‌شود، به این معنی که فشار کاری از یک نفر به کل سیستم کارمندان و متخصصان تقسیم می‌شود. مدیراتا می‌گوید: در گروه کوچک آزمایش، قرار بر این شد که توسعه‌دهندگان، آزمایش‌های خود را مکتوب کنند.از آنجا که دسترسی به همه مهندسان در زمان کوتاه میسر نبود، در یکی از روزها پس از یک جلسه طولانی در اتاق افکار بکر به این نتیجه رسیدیم که روی یک کاغذ کوچک، تمام اتفاقاتی که در جلسه رخ می‌دهد را بنویسیم و نام آن را رویداد گذاشتیم. این کاغذها که شامل نکات جدید و تکنیک‌های آزمایشی جالب بود را روی دیوار دستشویی نصب کردیم تا همه از محتویات مطرح شده در جلسه مطلع شوند. این مهندس نرم‌افزار می‌افزاید: ما یک تیم از ویراستارها را تشکیل دادیم تا نویسندگان را به نوشتن رویدادهای بیش‌تری تشویق کرده و همچنین با دادن جوایزی نظیر کتاب یا پیراهن به کارمندان نوپای شرکت آنها را نیز به نصب این اطلاعیه‌ها ترغیب کنند. اوایل، اطلاعیه‌ها در همه گوشه و کنار ساختمان شرکت زده می‌شد اما کم کم با دیدن یک اطلاعیه جدید، همکاران یکدیگر را صدا زده و همه در جریان قرار می‌گرفتند. حالا این ایده به یک فرهنگ شرکتی تبدیل شده است. مطمئنا این گروه‌های مختلف احتیاج به یک راهنما دارند. وجود افراد زیادی که خود سازمانده هستند باعث شد که ایده یک راهنما رد بشود و قرار بر این شد که یک نفر از هر گروه هفته‌ای یک بار با هم ملاقاتی داشته باشند و خبرها را به گروه‌های دیگر منتقل کنند.

منبع: نیویورک تایمز ترجمه: نسترن صائبی